更新日：2023年1月30日
私たちの生活には書類が溢れています。
郵便物や学校のプリント、取扱説明書やレシート、領収書など…毎日のように外から家の中へと持ち込まれています。
これらは何気なくテーブルに置かれ、引き出しの中へしまう…というのを繰り返していると、あっという間に溜まってしまいます。
しかし、中には重要な情報が書かれているものもあるため、すぐに捨てるわけにはいかない場合もあるでしょう。
「重要な書類だけどこかにファイルしておこう」と思った方、そのファイルを定期的に見直していますか？
どこかに保管しても、そのまま放置していればすぐに満杯になり、また別の場所で保管する…というのを繰り返していたら、それは上手な片付けとは言えません。
本当に必要な書類は家にある中で2割程度であることがほとんど。
今回は書類の捨て方・片づけ方のコツをご紹介しますので、参考にしてみてください。
これを読めばきっと、家中の書類を片付けたくなりますよ。
目次
そもそも書類とは
「書類」とは一体何のことを言うのでしょう。
子どもが学校からもらってくるプリントは書類ですよね。
テストの答案用紙も書類。
しかし「教科書」は本、「ノート」は文房具になります。
ここで言う書類とは、「文書が書かれている紙」ということになりますが、書類であるかその他のものであるかによって、ごみとして捨てるときの方法が異なります。
書類として捨てるものは可燃ごみでOK
例えば以下のような書類は「紙ごみ」として可燃ごみで捨てることができます。
- 学校や会社からのプリントや書類
- ＤＭ
- レシート
- ポイントカード
- メモ
- 手紙
- 取扱説明書（保証期間切れ）
- クレジットカードの利用明細
- 光熱費や通信費の利用明細
- 医療費領収証
- 見積書
これらは不要になれば可燃ごみで捨てることができます。
しかし個人情報が書かれている場合も多いため、シュレッダーやハサミを使って情報が読み取られないようにしておきましょう。
書類以外のものは分別して捨てる
先ほど伝えたように同じ紙であっても「本」や「雑誌」などはリサイクルするために「資源ごみ」で捨てることがほとんどです。
以下のものは資源ごみとして自治体のルールに沿って捨てるようにしましょう。
- 新聞紙
- 雑誌
- チラシ
- 本（教科書やノートも含む）
書類を片付ける手順
もうすでに家の中に書類が溜まっている…という方は、まずは書類を片付けることから始めましょう。
書類を片付ける手順は以下の通りです。
- 書類を1カ所に集める
- 必要なもの・不要なものに仕分けする
- 必要な書類を収納する
手順1.書類を1カ所に集める
まずは家中に散らばっている書類を1カ所に集めます。
家によくある書類の中に、DMや保険関係、学校関係などの「案内」がありますが、封筒に入っている場合は必ず中身を出して書類を確認するようにしましょう。
ですが、「家を建てたり、マンションを購入したときの書類」などは銀行や不動産屋、工務店からなど、さまざまなところから重要書類をもらうため量が膨大になりがちです。
今全てに目を通すのにはそれだけで時間がかかってしまうので、一旦は「家関係」などでまとめるだけにして、確認は後回しにしても構いません。
手順2.必要なもの・不要なものに仕分けする
集めた書類は「必要」「不要」なものごとに仕分けします。
必要な書類の見極めポイントは以下の通りです。
- 提出する書類（申請書・学校への提出物・健康調査票など）
- 大切に保管すべき書類（権利書・年金関係・保険証書など）
- 未処理の書類（学校からの連絡書類など）
デジタル化が進んだ現代でも、紙で提出するものは意外に多くあります。
申請書類や健康診断の調査票、学校への提出物などは紙であることが多いため、間違って捨てないようにしましょう。
また、権利書や保険証書なども大切な書類ですので保管できる場所を作るようにします。
未処理の書類は「いつかは捨てる書類」で、学校からの連絡物、イベントの案内書類など期限が過ぎたら捨てるようにしましょう。
ただしこれら未処理の書類は必ずしも書類で残さないといけないわけではなく、スマホで写真を撮るなどのデジタル保存をしておけばいつでも見返すことができるため、提出などの必要がなければ紙は捨ててもよいでしょう。
手順3.必要な書類を収納する
最後は手順1で仕分けした「必要な書類」を「収納」していきます。
収納のポイントは使用頻度が高いかどうかで分けるということです。
例えば保険証書や権利書、保証書などは使用頻度が少ないため、まとめてファイルに入れるなど簡単な方法で「保管」できるようにしておきます。
それ以外の触る機会が多い書類は、さらに「未処理」「一時保存」「長期保存」などに分けて取り出しやすい場所へ置くようにしましょう。
収納のポイントは以下の通り
- 保管（権利書など）
- 未処理（未開封の郵便物など）
- 一時保存（処理中のもの・期限が近いもの）
- 長期保存（日常的に見るもの・学校の年間予定など）
以上の4つに分ける
書類の保管は縦収納が基本
書類は見やすく、扱いやすいよう縦に収納するのが基本です。
A4サイズの紙が入る大きさのファイルボックスや、じゃばら式のファイルなど、見た目でわかりやすいく取り出しやすいものがおすすめです。
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保管する書類を収納
保管エリアには以下のようなものを収納します。
- 契約関係
- 役所関係
- 保証書
- 保険証書
- 取扱説明書
この中で「取扱説明書」は無くても特に困らなければ捨てても大丈夫です。
電化製品や家具などを購入したら必ずついてくる「取扱説明書」ですが、最近はネットで商品名を入力すればPDFなどで説明書を見ることができます。
たとえそれでもわからない、トラブルが起きたというときには購入店舗で聞くこともできますので、意外と無くてもなんとかなります。
どうしても紙で残さないと不安…という場合以外は捨ててもよいでしょう。
これら保管するものはざっくりカテゴリーで分けるなどをしてまとめてファイルで保管しておきます。
保証書は期限が切れるため、定期的に見直すようにしましょう。
未処理の書類を収納
未処理のエリアには以下のものを入れておきます。
- 届いた郵便物
- 目を通していない書類
書類は毎日のように家に入ってきますので、絶対に不要なものは即捨てましょう。
中身を確認してから判断するものは、とりあえず未処理のエリアへ入れておきます。
家族宛てのものや、あとからゆっくり目を通したいものはここへ入れるようにしましょう。
一時保存の書類を収納
一時的に保存するものは以下のような書類です。
- レシート
- 提出物
- 期間や期限のある案内書類
- 光熱費のお知らせ
- 請求明細
- 割引券
ここへは一時的に必要な物を入れておきます。
とりあえずとっておきたいものや、期限があるものなど、「ずっと保管はしないもの」というのが判断ポイントです。
長期保存する書類の収納
1年間は保管したい、しばらく見返すことがある、というような書類は長期保存エリアへ収納します。
- 医療費領収書
- 源泉徴収票
- 学校関係（年間の予定表など）
- 手紙
このとき、学校関係や仕事関係など、家族の中で書類がまとまってあるという場合はカテゴリーを分け、ラベリングをしてそれぞれファイルをしておくとわかりやすくなります。
例えば
- 兄弟ごとに分ける
- 学校、塾、習い事ごとに分ける
など。
家庭によっては子どもが学校からもらってきたプリントを一時的に入れる箱やトレイなどを用意しておくのもおすすめです。
書類収納に使える！おすすめ便利グッズ
書類の収納時にあると便利なグッズをいくつかご紹介します。
- 付箋・ラベル
- クリアファイル
- シュレッダー
付箋・ラベル
収納の際には「一目で何の書類かわかる」というのが使いやすいポイントです。
せっかくきれいに仕分けして収納しても、何の書類かわかりにくければ探すのも大変ですし、不要な書類がわかりにくいとどんどん溜まっていってしまいます。
書類を収納するときは「ラベリング」や「付箋」などで「見出し」をつけるのがおすすめです。
クリアファイル
クリアファイルは紙を入れやすく取り出しやすいため、カテゴリーで分けるのに便利です。
例えば
- 学校関係のファイルボックスに兄弟ごとに分けたクリアファイルを用意する
- 保険証書を入れるファイルボックスに家の保険、医療保険、生命保険など、保険の種類を分けてクリアファイルにそれぞれ入れる
など。
クリアファイルは安価で手に入りやすく、そのまま書類を入れて持ち運ぶこともできるため便利ですよ。
シュレッダー
不要だと判断した書類はすぐに捨てれるような仕組みを作ることも大切です。
書類は個人情報が書かれていることも多く、すぐに捨てることがができないと溜めてしまうかもしれません。
家庭用のシュレッダーは安いもので千円台から、電動のものでも1万円以下で購入することができます。
わざわざシュレッダーを買うのはもったいない…と思った方は、何枚も刃が重なっている「シュレッダーはさみ」を使うとシュレッダーのように紙を細長く裁断することができます。
シュレッダーはさみは文具店や雑貨店、100均でも取り扱いがある店舗がありますよ。
思い出の品ボックスを作る
捨ててもよいかどうか迷うものと言えば「思い出の残った紙類」です。
手紙や日記、子どもの作文や絵などは残しておきたいと考える人も多いでしょう。
しかし、思い出の品は期日を迎えることがなく、子どもの物などは年々増えていくということもあり、量が膨大になりがちです。
ポイントを押さえて量が増えすぎないように保管しましょう。
- データ化できるものは処分
- 保管箱を決めて量を調整
思い出の詰まったものは大切に残したいと思うのは当然で、絶対に捨てないといけないということではありません。
「これは捨てたくない」と思ったものは堂々と残しましょう。
ただしあちこちに保管するのではなく、「思い出の品を入れる箱」を用意するとわかりやすく、便利です。
「物」とは違い「書類」だけを保管しておく箱を用意するとよいでしょう。
また、データ化できるものはスキャンするか写真に撮って残しておく方法もあります。
子どもの絵や習字、手紙などもどうしても紙で残したいもの以外はデータ化すると収納がスマートになります。
書類を大量に処分したいときは業者がおすすめ
引っ越しや大掃除で処分したい書類が大量に出た場合、どうやって捨てるのか迷う方も多いようです。
しかも大量の紙を一度に…という場合、大抵が人に見られたくない大事な書類だったりします。
例えば家を建てたときには見積書、カタログ、図面などが発生しますが、本当に残すべき書類は限られているので、大量に書類を捨てることになります。
他にもオフィスではマニュアル、規定集など重要書類を捨てることも。
このような場合は自分でコツコツ捨てるよりも業者への依頼がおすすめです。
書類の処分に関するサービスは企業向けのものが多いですが、ここで紹介する業者は個人でも利用できるサービスもあるのでチェックしてみてください。
日本郵便の古紙回収サービス（1箱2,880円）
日本郵便では書類の溶解サービスを行っています。
箱に入れたまま溶かしてリサイクルしてもらえるため、情報漏洩の心配がありません。
例えば年賀状は写真付きのものも多く、住所などの個人情報が記載されていますのでこの方法だと安心ですね。
ほかにも通知表、通帳、日記など、人に見られたくないものもおすすめです。
また、クリップや輪ゴム、ホッチキスなどでまとめた状態で処分ができるのも嬉しいポイント。
ただしCD-ROMなどの書類以外のものは不可ですのでご注意ください。
【処分の手順】
- 申し込み（「日本郵便の紙のリサイクル（窓口用）書類溶解サービス利用申込書」を郵便局窓口へ提出、料金2,880円を支払う）
- 7営業日後に自宅へ専用キットが届く
- 箱を組み立て、処分したい書類を入れる
- 申し込み日から1年以内に郵便局へ差し出す（身分証明書の提示が必要）
※箱の種類は1種類で、大きさは縦34㎝横23㎝高さ15㎝、ハガキなら2500枚程度が入る大きさです。
出典：日本郵便㈱
ヤマト運輸の機密文書リサイクルサービス（1箱1,650円～3,080円）
こちらは個人事業主や法人向けのサービスとなります。
あらかじめ宅急便の契約などがあればスムーズに利用することができますが、もし契約がないという場合でも「定期的に書類を捨てたい」という場合は相談に乗ってもらえるかもしれません。
日本郵便と同じように箱に詰めて溶解処分をしてもらえるため、こちらも情報漏洩の心配がありません。
また、箱の種類が3種類あるため量の調整がしやすい点と、自宅まで回収に来てくれるため便利な点がメリットです。
日本郵便と同じようにクリップや輪ゴム、紙製ファイルなどもそのまま同梱できますが、やはり紙以外のプラスチック製ファイル、CD-ROMなどは回収できません。
【処分の手順】
- 申込書またはWEBで申し込み
- 箱が届いたら処分したい書類を入れる
- 担当ドライバーまたはコールセンターに収集依頼をする
- 引き渡し、溶解処分
- 溶解証明書が発行される
※箱の種類は3種類（左からS、M、Lの順）
出典：ヤマト運輸㈱
ECOボックスS 1,650円（税込）外寸：33.1×23.7×23.9cm
ECOボックスM 2,079円（税込）外寸：45.5×31.5×28.2cm
ECOボックスL 3,080円（税込）外寸：40.0×30.0×58.3cm
不用品回収業者の古紙回収
紙専門の業者ではなく、不用品回収業者でも古紙の回収を行っている場合があります。
専門業者とは違う点は、書類以外のプラスチックのファイルボックスやキャネット、DVDやCD-ROMなども同時に処分ができるという点です。
箱詰めや、処分できないものの仕分けも必要がなく、そのままの状態で回収してもらうことができます。
不用品であればほとんどのものが回収可能ですので、自宅にある家具や家電、オフィス用品なども、もちろん回収・処分してもらえるのも便利な点。
企業や法人でなくても誰でも依頼ができるため、個人で捨てたいものが大量にある…というときにも気軽に利用することができます。
ただし、料金は業者によってさまざまですので事前に見積もりを取るのがおすすめです。
不用品回収業者では自宅まで回収に来てもらえるのが一般的で、処分費とは別に運搬費用や基本料金がかかる場合も。
また、悪質な業者も中にはいますので、情報漏洩せずにきちんと処分してもらえるかどうか、安心できる業者を選びましょう。
【処分の手順】
- WEBや電話から申し込み（見積もり依頼も可能）
- 自宅まで引き取り
- 業者によっては溶解証明書が発行される
弊社『ラクタス』のグループ事業である『出張回収センター』でも古紙回収を行っています。
機密書類は溶解処理をし証明書を発行しますので情報漏洩の心配がありません。
ネットからも見積もり依頼やご相談を受け付けていますので、お気軽にお問合せください。
まとめ
書類は気が付くと溜まりがちなものの一つです。
溜まった書類は、捨てる前には中身を確認したり、情報を消したりと意外にエネルギーがいる作業になります。
「めんどくさいから後回しにしよう…」と思ってしまう前に、書類を溜め込まないシステムを作ってしまいましょう。
また、最近はペーパーレス化が進んでいることもあり、家の中へ入ってくる書類を減らすことも可能です。
例えばクレジットカードの利用明細、通信費の利用明細、光熱費の明細などはネットからも見れるように手配すれば明細書が届くのをストップすることができます。
なんとなく書類を溜め込んでいた方は書類が入ってくる量を抑え、不要な書類はすぐに捨てるというのを意識すれば、膨大な書類の整理や書類探しから解放されますよ。
2023-01-25
